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Wenn das Original wieder da ist, ersetzen Sie die Kopie wieder durch das Original. Eine Kopie kann als Eigenbeleg durchgehen, aber es ist immer besser, das Original zu haben. Nicht nur für den Betreibsprüfer, sondern auch, falls Sie noch einen Garantiefall haben 😉 3. Heften Sie einen Beleg grundsätzlich nur ab, wenn er vollständig ist In manchen Fällen muss ein Beleg vor dem Verbuchen um einige Angaben ergänzt werden. Das gilt insbesondere für Bewirtungsrechungen, auf denen ja zum Beispiel der Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen anzugeben sind. Kontieren von belegen einfach erklärt. Gewöhnen Sie sich an, einen Beleg wirklich erst zu verbuchen und abzuheften, wenn diese Angaben auch wirklich vollständig sind. Denn auch für Belege gilt: aus den Augen – aus dem Sinn. Die Chancen, dass Sie irgendwann einmal die entsprechenden Angaben nachtragen, wenn das Ding mal im Ordner verschwunden ist, ist leider sehr gering. Und genau das kann teuer werden. Mein Tipp: wenn ein Beleg nicht buchungsfähig ist und Sie noch Angaben oder Unterschriften brauchen, die aktuell nicht verfügbar sind, dann lassen Sie den Beleg notfalls bis nächsten Monat liegen oder verbuchen ihn in ein paar Tagen, wenn die Angaben darauf sind.
Hier muss jeder Geschäftsvorfall auf mindestens 2 Konten (Soll und Haben) seinen Niederschlag gefunden haben. Die Buchungen im Grundbuch und im Journal können dabei zeitlich und organisatorisch auseinanderfallen. Sofern aber die Erfassung im Grundbuch eine Belegfunktion entfaltet, darf eine protokollierte Änderung darin nicht mehr vorgenommen werden können (z. B. Kassenbuch). Die so erfassten Daten dürfen auch durch die nachfolgenden Prozesse nicht mehr änderbar sein. Kontieren von belegen beispiele. Abgrenzung Papier – Elektronik Sowohl für Papiervorgänge als auch für elektronische Belege gelten inhaltlich dieselben Voraussetzungen. Grund(buch)aufzeichnungen und Belegfunktion Geschäftsvorfälle im Unternehmen werden i. d. R. sofort über die Grundaufzeichnungen sowohl klassisch als auch elektronisch erfasst. Damit erfolgt die Belegsicherung im Rahmen der Belegfunktion. Durch diese Maßnahme wird grundsätzlich auch die Unveränderlichkeit der entsprechenden Daten sichergestellt. Die Geschäftsvorfälle werden durch diese Grundaufzeichnungen in der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt buchhalterisch erfasst (= Belegfunktion).
Bedeutung der Kontierung Das Kontieren der Belege ist in der StBGebV in den §§ 33 und 39 mehrmals genannt. Leider wird hieraus der Begriff und der eigentliche Umfang der Tätigkeit nicht klar. Eckert führt in seinem Kommentar zur StBGebV (4. Auflage) zu § 33 Abs. Kontierung von belegen beispiel. 2 StBGebV aus, dass das Kontieren der Belege durch die drei folgenden Tätigkeiten des Steuerberaters erfolgen kann: 1. Aufschrift des Buchungssatzes auf dem Beleg 2. Eintragung in Buchungslisten Die Kontierung dokumentiert die Zuordnung des einzelnen Geschäftsvorfalls (Beleg) zu den gewählten Bestands- bzw. Erfolgskonten, den verwendeten Umsatzsteuersatz, den vorgenommenen Vorsteuerabzug, den gewährten oder erhaltenen Skontoabzug sowie die zeitliche Einordnung des Vorgangs. In der Buchführung müssen sich die Geschäftsvorfälle von den Belegen in die entsprechenden Buchführungskonten und von den Grundaufzeichnungen oder Buchführungskonten zurück zu den einzelnen Belegen und Geschäftsvorfällen verfolgen lassen. Nur so ist gewährleistet, dass sich der Unternehmer oder insbesondere auch ein sachverständiger Dritter (z.
Interne und externe Belege In der Buchhaltung wird nach internen und externen Belegen unterschieden. Interne Belege sind solche, welche das buchende Unternehmen selbst ausstellt. Typische Beispiele für interne Belege sind daher Ausgangsrechnungen an Kunden, das Kassenbuch sowie Buchungslisten aus der Lohn- und Anlagenbuchhaltung. Ebenso zählen Eigenbelege, die zum Beispiel wegen des Verlustes einer Quittung ausgestellt werden, zu den internen Belegen. Externe Belege sind dagegen nicht selbst erstellte Belege. Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Bescheide, welche das Unternehmen von anderen Firmen oder Behörden erhält, zählen dazu. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) müssen alle diese Belege prinzipiell kontiert werden. Ausnahmen bestehen, wenn aus den Belegen eine eindeutige chronologische Sortierung hervorgeht. Dies ist beispielsweise bei den oben angesprochenen Lohn- und Anlagenbuchungslisten der Fall. Kontierung - Was du bei kontieren beachten musst. Bei externen Belegen ist dagegen eine solche eindeutige Sortierung in aller Regel nicht gegeben.