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Hier hilft eine wichtige Merkregel: Ins Lastenheft gehören keine Beschreibungen des "Wie", sondern des "Was" und "Warum". Bestehende Prozesse genau unter die Lupe nehmen Wer seine Anforderungen auf Basis der bisherigen Prozesse erstellt, läuft Gefahr, unerwünschte Altlasten mit ins neue System zu schleppen. Denn im Rahmen eines ERP-Projekts werden Prozesse und Abläufe oftmals überarbeitet und neu definiert. In Folge dessen ändern sich gewisse Anforderungen, neue kommen hinzu und alte fallen teilweise sogar ganz weg. Bei Prozessen, die lange Durchlaufzeiten haben und vermehrt zu Problemen führen, ist es daher ratsam, sie von Beginn an zu analysieren und idealtypisch zu formulieren. So wird die richtige Richtung vorgegeben und es ist klar, an welcher Stelle besondere Aufmerksamkeit gefordert ist. Aktuelle und geplante Infrastruktur beschreiben Neben der Beschreibung der bisherigen IT-Landschaft ist es auch wichtig, die geplante Infrastruktur im Lastenheft zu beschreiben. Neun Eckpunkte für ein ERP-Lastenheft. Der potenzielle Lösungsanbieter benötigt hier den entsprechenden Überblick, daher sind sämtliche aktuelle und auch neue Schnittstellen zu skizzieren – zumindest schematisch.
Daher neigen Unternehmen dazu, bereits Ideen für die Umsetzung in einem Lastenheft zu präzisieren. Wer beschreibt, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind, schießt jedoch über das Ziel hinaus. Schon deshalb, weil die neue Software Arbeitsschritte automatisieren kann, die heute noch manuell erledigt werden. Mitarbeiter in den Fachabteilungen fehlt hier der Überblick über das technisch Machbare. Merke: Nicht Beschreibungen des "Wie", sondern des "Was" und "Warum" gehören in ein Lastenheft. Vorsicht vor altem Wein in neuen Schläuchen Viele Unternehmen formulieren ihre Anforderungen auf der Grundlage bestehender Prozesse. Dieses Vorgehen birgt ein großes Risiko. Denn oft werden im Zuge eines ERP-Projekts Abläufe neu definiert. Das führt oft zu neuen oder geänderten Anforderungen oder dazu, dass alte Anforderungen wegfallen. Prozesse, die bekanntermaßen zu langen Durchlaufzeiten oder Problemen führen, sollten daher zu Beginn untersucht und bereits idealtypisch formuliert werden. So ist von Anfang an klar: Dieser Teil des Projekts erfordert besondere Aufmerksamkeit.