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Um einen seriösen Eindruck zu vermitteln, sollten Sie sich nach der Norm DIN 5008 richten. Denn auch wenn diese Vorgabe vielen E-Mail-Empfängern nicht bekannt ist, ist sie dennoch in unserer schriftlichen Kommunikation verankert. Daher wird sie als Standard empfunden. Abweichungen von dieser Norm können schnell nachlässig und unprofessionell wirken. Gesetzliche Vorschriften zur Signatur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Die Signatur einer E-Mail unterliegt gesetzlichen Vorschriften, die sicherstellen, dass der Verfasser einer Geschäftsmail eindeutig zu identifizieren ist. E mail signature nach din 5008 de. Hier entsprechen die Regelungen den gleichen Vorgaben wie im Briefverkehr. Die Mindestanforderungen an die Informationen in geschäftlichen E-Mails finden sich seit 2007 im Handelsgesetzbuch, im GmbH-Gesetz sowie im Aktiengesetz. Demnach muss eine geschäftliche E-Mail den Namen des Unternehmens, seine Rechtsform, den Unternehmenssitz, das zuständige Registergericht, die eingetragene Handelsregisternummer des Unternehmens sowie den/die Vor- und Nachnamen des/der vertretungsberechtigten Geschäftsführer/s, der Vorstandsmitglieder und gegebenenfalls Vorstandsvorsitzenden enthalten.
Übersichtliche und vollständige E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme mit dem Absender. Für geschäftliche E-Mails ist seit 2007 sogar gesetzlich vorgeschrieben, welche Pflichtinformationen die Signatur enthalten muss. In der Praxis erleben wir oft, dass vielen Unternehmern nicht bewusst ist, dass es diese Pflicht gibt oder Unsicherheiten darüber bestehen, welche Angaben dieses E-Mail-Impressum enthalten muss. Daher haben wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten Informationen zusammengefasst. 1. Für wen gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur? Alle Gewerbetreibende sind verpflichtet, eine vollständige E-Mail-Signatur vorzuhalten, also u. a. Kaufleute (e. K), Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, oHG, KG, Aktiengesellschaften (AG), Selbstständige, Freiberufler. E mail signature nach din 5008 1. Es kommt nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern nur, ob der Versender der E-Mail gewerblich, also nicht mehr privat, tätig ist. Die Frage, ob jemand noch privat oder schon gewerblich tätig ist, lässt sich pauschal nicht beantworten.
DIN-Vorgabe 4: Text Schreiben Sie den Fließtext Ihrer E-Mail ohne Worttrennungen. Abschnitte und Absätze werden in E-Mails genauso dargestellt wie in herkömmlichen Briefen. DIN-Vorgabe 5: Abschluss Der Abschluss erfolgt in der Regel mit einem elektronischen Textbaustein. E mail signature nach din 5008 se. Im Sprachgebrauch sagt man dazu "Signatur". Die Signatur besteht aus: Gruß Firmennamen Vor- und Zunamen des Absenders Adresse Telefonnummer Faxnummer E-Mail-Adresse Internet-Adresse